Paris, le 12 mars 2010 – En préalable à la tenue du Salon Documation (17 & 18 mars 2010 – Paris), MARKESS
International, société d’études et de conseil basée à Paris et à Washington, D.C., spécialisée dans l’analyse
de la modernisation et de la transformation des organisations privées et publiques avec les technologies de
l'information, annonce la parution de sa nouvelle étude intitulée « Archivage & Conservation de Contenus
Electroniques ».
En 2007, MARKESS International notait que, malgré un engagement massif dans des projets de
dématérialisation, les approches des organisations en termes d’archivage de contenus électroniques1
n’en étaient qu’à leurs prémices. Trois années plus tard, la nouvelle étude de MARKESS International
sur ce sujet montre une sensibilisation accrue des organisations, privées et publiques. L’archivage de
contenus électroniques progresse en effet dans les organisations et semble revêtir un aspect plus
stratégique, en raison notamment de la présence croissante de contenus électroniques à valeur
probatoire.

 Des secteurs plus en pointe que d’autres
MARKESS International note un intérêt soutenu des organisations pour l’archivage électronique.
Ainsi, sur l’échantillon de 150 organisations interrogées2 début 2010, 48% évoquent archiver
régulièrement des contenus électroniques, 17% le faire de façon occasionnelle et 22% indiquent
avoir un projet d’archivage électronique d’ici 2012. Une minorité des organisations interviewées,
bien qu’intéressées par le sujet, n’affiche pas à ce jour de projet en la matière. L’archivage de
contenus électroniques s’immisce ainsi dans tout type d’organisations, avec des niveaux de maturité
divers selon les profils :
 Déjà relativement matures en 2007, les secteurs de la distribution, du commerce, ainsi que des
opérateurs de services (télécommunications, énergie, traitement des déchets, etc.) continuent à
connaître une croissance. Pour ces secteurs confrontés à de forts volumes de documents et
contenus électroniques, il s’agit notamment de mettre en place les dispositifs d’archivage exigés
par la loi lorsque le format électronique prend le pas sur le format papier (cf. la dématérialisation
fiscale des factures) ;
 De nombreux projets se sont concrétisés aussi dans les secteurs de la banque et de l’assurance,
secteurs gérant également de forts volumes de documents, dont une part croissante est
dématérialisée, et en proie à un contexte réglementaire incitant fortement à mettre en place des
outils favorisant la traçabilité, la pérennité et l’intégrité des informations et contenus gérés (cf.
Bâle 2, Loi sur la Sécurité Financière, contrôle interne, etc.) ;

Le secteur public rattrape progressivement le retard pris dans ce domaine par rapport à d’autres
secteurs : en 2010, plus d’une administration sur deux est concernée par l’archivage électronique
et plus d’un tiers avance des projets d’ici 2012.

 Une intensification des besoins en archivage à valeur probatoire
L’explosion du volume de données électroniques ces dernières années a inévitablement poussé les
organisations à réviser les processus associés à la gestion de ces données et à prendre en compte le
contenu électronique dans l’intégralité de son cycle de vie, jusqu’à son archivage. La majeure partie
des contenus électroniques n’étant pas considérés comme des contenus « vivants », leur archivage
(voire leur destruction) devient impératif afin, notamment, de réduire les coûts associés à leur
conservation dans les systèmes d’information et de favoriser également l’efficience de ces systèmes.
Au‐delà de ces préoccupations se dressent d’autres éléments, catalyseurs du recours à un archivage
électronique. Ces éléments relèvent tant de la gestion de contenu (besoin de faciliter la recherche
d’information au sein des contenus archivés), de la sécurité (volonté de sécuriser les contenus, de
préserver l’intégrité des informations sur de longues périodes) et du contexte légal et/ou
réglementaire dans lequel 65% des organisations interrogées voient un déclencheur de leurs projets.
Afin de se conformer aux exigences imposées par la loi ou par des réglementations relatives à
certains métiers ou secteurs d’activité, en matière de conservation dans le temps de certains
contenus électroniques, les organisations doivent intégrer la notion de valeur probatoire à leurs
projets d’archivage. Pratiqué par 35% des organisations interrogées en 2010, l’archivage de contenus
à valeur probatoire devrait concerner 71% des organisations interrogées d’ici 2012. En tête des
contenus pour lesquels un archivage à valeur probatoire est jugé nécessaire figurent :

 Les factures, clients ou fournisseurs : dématérialisées au sens fiscal, les factures doivent être
conservées selon les conditions d’archivage décrites par le Code Général des Impôts (cf. articles
289bis et 289V). Dans un souci de simplification et de généralisation de la dématérialisation des
factures, notamment aux PME, une instruction fiscale de janvier 2007 autorise, sous certaines
conditions, les entreprises émettant des factures au format papier à se passer de leur archivage
physique et à opter pour leur archivage électronique, conférant ainsi la valeur probatoire au
double électronique ;

 Les bulletins de paie : leur format électronique a valeur légale suite à la loi de simplification et de
clarification du droit et d’allègement des procédures promulguée le 13 mai 2009, et qui stipule
que la remise du bulletin de paie peut s’effectuer sous forme électronique avec l’accord du
salarié et dans des conditions de nature à garantir l’intégrité des données.
D’ici 2012, les organisations indiquent également s’intéresser à l’archivage à valeur probatoire pour
les correspondances électroniques, tout en gardant un intérêt soutenu pour les factures et les
bulletins de paie, ainsi que pour les documents et données d’ordre comptable et financier.

 Une implication plus marquée des directions générales dans les projets
Preuve également de l’intérêt croissant des organisations pour l’archivage électronique, les projets
qui étaient apparus souvent cantonnés aux seules directions informatiques en 2007, remontent
sensiblement au niveau des directions générales. Ils sont ainsi menés au plus haut niveau, avec un
périmètre plus global au niveau des organisations. Pour autant Hélène Mouiche, Chargée d’Etudes
Senior chez MARKESS International constate que « dans une majorité des organisations interrogées,
de multiples solutions sont utilisées pour l’archivage des contenus. Dans la plupart des cas, il s’agit
d’un module d’archivage inclus dans une solution couvrant un périmètre plus large telle qu’une
solution de gestion de contenu (GED, ECM, gestion documentaire) ou une solution métier (RH, finance,
achats, vente, etc.). Un tiers des organisations indiquent quant à elles recourir à une solution dédiée à
l’archivage de contenus électroniques, parfois en complément d’un recours aux modules
précédemment cités. ».

 Un marché aux multiples facettes
Interrogées sur les prestataires qui les accompagnent dans le choix, la fourniture, la mise en oeuvre
et/ou l’exploitation de leurs solutions d’archivage de contenus électroniques, les organisations citent
spontanément de nombreux acteurs aux profils et aux origines extrêmement variés. En complément
de la fourniture de solutions permettant l’archivage de contenus électroniques (sous forme
externalisée ou non), les organisations expriment également des besoins en intégration des solutions
à leur système d’information et en conseil amont, notamment pour l’accompagnement à
l’identification des processus concernés par l’archivage. Pour illustrer ce marché, le schéma cidessous
positionne quelques‐uns des acteurs du marché, notamment cités par les organisations
interrogées, selon les expertises proposées (hors conseil et intégration).
Marché des Solutions d’Archivage de Contenus Electroniques :
Mapping de Prestataires
France, Mars 2010 (liste non exhaustive, hors conseil et intégration)
Source : MARKESS International
Hormis le contexte économique, le développement du marché français des logiciels et services
associés à l’archivage de contenus électroniques reste essentiellement soumis à quelques éléments
clés tels que le cadre législatif, mais également aux avancées technologiques et à la prise de
conscience des organisations de l’intérêt de l’archivage, tant sur les gains financiers, écologiques et
de productivité.